Skicka e-faktura via PEPPOL
Skicka riktiga e-fakturor till myndigheter och företag — vad som krävs och varför PDF inte räcker.
En PDF är inte en e-faktura
En faktura som mejlas som PDF är en bild av en faktura. En e-faktura är strukturerad data som mottagarens system kan läsa maskinellt — belopp, momssatser och radartiklar i definierade fält. Skillnaden är avgörande när mottagaren är en myndighet.
Lagkravet
Sedan april 2019 måste alla fakturor till svenska myndigheter, kommuner och regioner skickas som e-faktura. En PDF via e-post uppfyller inte kravet och kan avvisas. Inom EU går utvecklingen samma väg genom ViDA-reformen, så fler mottagare kommer att kräva det.
Vad PEPPOL är
PEPPOL är det nätverk som e-fakturorna färdas i. Du behöver inte känna till din mottagares system — det räcker att de finns i nätverket. Varje deltagare har en PEPPOL-id, oftast baserad på organisationsnumret.
Skicka en e-faktura
- Se till att kunden har en PEPPOL-id registrerad i kundregistret.
- Skapa fakturan som vanligt.
- Välj att skicka som e-faktura i stället för PDF.
- Följ statusen — du ser om fakturan levererats till mottagarens system.
Vad som krävs av fakturan
E-fakturor valideras hårdare än PDF-fakturor. Vanliga orsaker till att en faktura avvisas:
- Referens saknas — många myndigheter kräver ett beställarreferensnummer.
- Felaktigt eller saknat organisationsnummer.
- Radbelopp som inte summerar till totalen.
- Momssats som inte är giltig för landet.
Får du en avvisning, läs meddelandet — det pekar oftast direkt på fältet som saknas.
Ta emot e-fakturor
Nätverket fungerar åt båda håll. Dina leverantörer kan skicka e-fakturor till dig som landar direkt i din leverantörsreskontra, utan tolkning och utan manuell registrering.
Var artikeln till hjälp?
Svaret sparas anonymt.
Hittade du inte svaret? Mejla support.