När är det rätt att byta?
Att byta bokföringsprogram är ett beslut som många senarelägger längre än nödvändigt - rädslan för att tappa historik eller krångla till bokföringen håller folk kvar i system de inte är nöjda med.
Men bytet är enklare än de flesta tror, och det finns tydliga tecken på att det är dags:
- Du betalar för funktioner du aldrig använder
- Systemet saknar funktioner du faktiskt behöver (t.ex. lönehantering eller automatisk momsdeklaration)
- Priset höjdes utan att värdet ökade
- Support är dålig eller saknas på svenska
Byt vid nytt räkenskapsår - steg för steg
Det enklaste tillfället att byta är vid starten av ett nytt räkenskapsår. Då börjar du med nollsaldo i det nya systemet och importerar bara ingående balanser - inte hela historiken.
Steg 1: Stäng räkenskapsåret i det gamla systemet Se till att all bokföring för det avslutade året är klar, momsdeklarationer lämnade och årsredovisningen klar.
Steg 2: Exportera SIE-4 Exportera en SIE-4-fil från det gamla systemet som täcker hela det avslutade räkenskapsåret. Spara filen säkert - det är din historik.
Steg 3: Skapa konto i det nya systemet Ange organisationsnummer, räkenskapsår och grundinställningar. De flesta system hämtar bolagsuppgifter automatiskt från Bolagsverket.
Steg 4: Importera ingående balanser Importera SIE-4-filen. Det nya systemet läser av utgående saldon från det gamla året och sätter dem som ingående balanser för det nya.
Steg 5: Verifiera Kontrollera att ingående balanser stämmer - bank, kundfordringar, leverantörsskulder och aktiekapital ska matcha exakt.
Byt mitt i räkenskapsåret
Det går att byta mitt i ett räkenskapsår, men det kräver lite mer arbete. Du behöver föra över alla verifikationer från periodens start - inte bara saldon.
Det enklaste sättet: exportera SIE-4 från det gamla systemet för perioden jan-bytesdatum, importera i det nya. Alla verifikationer följer med och bokföringen är komplett.
Importera historik via SIE-4
SIE-4 är standarden som gör systembyten möjliga utan att tappa historik. Praktiskt taget alla svenska bokföringssystem kan exportera SIE-4 - om ditt nuvarande system inte kan det är det i sig ett skäl att byta.
Vad följer med i SIE-4-importen:
- Hela kontoplanen med kontonummer och benämningar
- Alla verifikationer med datum, belopp och beskrivningar
- Ingående och utgående saldon per konto
Vad följer med och vad stannar kvar?
Det som alltid följer med via SIE-4:
- Alla bokföringsposter och verifikationer
- Kontoplanen
- Periodsaldon och ingående balanser
Det som inte följer med automatiskt och måste läggas in manuellt:
- Kundregister och leverantörsregister
- Ofullständiga fakturor och offerter
- Bifogade filer och skannade kvitton (dessa måste arkiveras separat)
- Löneunderlag och personaluppgifter
Planera för detta i god tid - det är inget svårt men det tar lite tid att göra rätt.
Funderar du på att flytta från Fortnox specifikt? Vi har en detaljerad guide om vad som händer när du byter från Fortnox. Vill du förstå SIE-4-formatet på djupet innan du exporterar? Läs SIE-4 förklarat.