Vad är bokföringslagen?
Bokföringslagen (BFL, SFS 1999:1078) är den lag som styr hur svenska företag ska sköta sin redovisning. Den gäller alla som driver näringsverksamhet i Sverige - aktiebolag, enskilda firmor, handelsbolag och ekonomiska föreningar.
Lagen anger inte exakt hur varje transaktion ska bokföras, men den sätter de grundläggande kraven: vad som ska dokumenteras, hur snabbt det ska ske och hur länge det ska sparas.
Vem måste följa bokföringslagen?
Alla juridiska personer som bedriver näringsverksamhet är bokföringsskyldiga. Det innebär i praktiken:
- Alla aktiebolag, oavsett storlek
- Enskilda firmor med en nettoomsättning över 3 miljoner kronor per år (under det gränsvärdet finns förenklingsregler)
- Handelsbolag och kommanditbolag
- Ekonomiska föreningar och stiftelser
Om du driver ett aktiebolag gäller alltså BFL fullt ut från dag ett, oavsett om du omsätter 100 000 eller 100 miljoner kronor.
De viktigaste kraven i lagen
Löpande bokföring
Affärshändelser ska bokföras löpande. Lagen kräver att kontanta in- och utbetalningar bokförs senast påföljande arbetsdag. Övriga affärshändelser ska bokföras så snart det kan ske - i praktiken brukar det tolkas som inom några dagar till en vecka.
Varje post i bokföringen ska kunna knytas till ett verifikat - ett underlag som bevisar att affärshändelsen faktiskt ägt rum. Det kan vara en faktura, ett kvitto, ett kontoutdrag eller ett avtal. Läs mer om hur kvittohantering fungerar i praktiken.
Verifikationens innehåll
Ett giltigt verifikat ska innehålla:
- När affärshändelsen inträffade
- Vad den avser (vad köptes eller såldes)
- Belopp
- Vilka parter som är inblandade
- Hänvisning till de räkenskapskonton som berörs
Digitala verifikat, som skannade kvitton och PDF-fakturor, är fullt godkända av Skatteverket förutsatt att de är läsbara och arkiveras korrekt.
Räkenskapsår
Ett räkenskapsår ska vara 12 månader. Kalenderår (1 januari - 31 december) är vanligast, men brutet räkenskapsår är tillåtet. Vanliga brutna räkenskapsår för aktiebolag är maj-april eller juli-juni.
Arkiveringsplikt
Räkenskapsmaterial ska sparas i minst 7 år räknat från utgången av det kalenderår materialet avser. Det gäller bokföringen, verifikaten, årsredovisningen och eventuell korrespondens av betydelse för affärshändelserna.
7-årsregeln är absolut - du kan inte välja att spara kortare tid, och Skatteverket kan begära att få se materialet under hela perioden.
Påföljder vid brott mot bokföringslagen
Att inte följa BFL är allvarligt. Konsekvenser kan vara:
- Skattetillägg - Skatteverket kan påföra tillägg om bokföringen är så bristfällig att inkomst inte kan beräknas
- Bokföringsbrott - är ett brott enligt brottsbalken. Grovt bokföringsbrott kan ge fängelse i upp till 6 år
- Personligt betalningsansvar - vid konkurs kan styrelseledamöter hållas personligt ansvariga om bokföringen inte skötts
Vad BFL inte reglerar
Det är viktigt att förstå vad lagen inte styr. BFL reglerar inte:
- Hur momsen ska beräknas (det gör mervärdesskattelagen) - läs vår guide om momsdeklaration steg för steg
- Hur inkomst ska redovisas (det gör inkomstskattelagen)
- Hur årsredovisningen ska utformas - det styrs av årsredovisningslagen och K2 eller K3 beroende på bolagets storlek
BFL är alltså grunden - ett skelett som de andra reglerna bygger på.
Praktiska implikationer för ditt AB
För ett litet aktiebolag innebär BFL framför allt tre saker i praktiken:
- Bokför snabbt. Vänta inte till månadsslut. Affärshändelser ska in i systemet nära tidpunkten de inträffar. Se hur löpande bokföring fungerar i praktiken.
- Spara alla underlag. Varje verifikat måste finnas och vara läsbart i 7 år. Digitalt är okej - läs om vad Skatteverket godkänner för digitala kvitton.
- Stäng räkenskapsåret i tid. Årsredovisningen ska vara klar och lämnas till Bolagsverket inom 7 månader efter räkenskapsårets slut. Läs mer i vår guide om årsredovisning för litet AB.
Ett modernt bokföringssystem hanterar punkt 1 och 2 automatiskt - arkivering, verifikatnummer och tidsstämpling sköts utan att du behöver tänka på det. Du kan också när som helst exportera hela bokföringen som SIE-4 för att lämna till revisorn eller byta system.