Tid och uppdragsuppföljning

Varför tiden ska registreras

En byrå säljer timmar, oavsett om arvodet är fast eller löpande. Utan registrerad tid vet ni inte vilka uppdrag som är lönsamma, och fastprisuppdrag som vuxit i omfattning är den vanligaste orsaken till att en byrå arbetar mer och tjänar mindre.

Två sätt att registrera

• Starta timer och låt klockan räkna. Ni kan starta den från Tid, från klientkortet eller uppe i sidhuvudet. Stoppar ni den får ni justera tiden innan den sparas.
• Logga tid manuellt när ni glömde starta klockan, vilket är minst lika vanligt.

Båda hamnar i samma logg. Kör bara en timer i taget: startar ni en ny på en annan klient får ni först stoppa den som går.

Koppla tiden till ett uppdrag

Varje post bör höra till ett uppdrag. Det är uppdraget som bär tjänsten, och tjänsten som bär timpriset. Tid utan uppdrag kan varken prissättas eller faktureras.

Saknas uppdraget syns det överst på sidan, med antalet poster och timmar, och ni kopplar dem direkt från raden utan att skriva om något. Timmar, datum och beskrivning rörs aldrig när ni bara ger tiden ett hem.

Debiterbart är ett eget beslut

Varje post har både nedlagd och debiterbar tid. Normalt är de lika: arbete debiteras om ingen säger annat. Redigera raden för att ändra.

• Lägre än nedlagd tid är en avskrivning, alltså arbete ni bjuder på.
• Noll betyder att posten inte faktureras alls.
• Högre är tillåtet och används vid fastprisarbete.

Avskrivningen beslutas när tiden registreras, av den som utförde arbetet, och därför bor den här och inte bara på uppdraget. Skillnaden syns sedan som avskriven tid i debiteringsrapporten.

Loggen

Loggen visar en månad i taget, grupperad i veckor och dagar med summor på varje nivå. Ägaren växlar mellan Min tid och Hela byrån. En medarbetare ser sina egna poster.

Egna poster kan redigeras och tas bort. Ägaren kan ändra alla.

Timpriser sätts inte här

Priset hör till tjänsten, inte till personen. Ni sätter standardpriset på tjänsten under Artiklar och ett eventuellt avtalat pris per klient på klientkortet. Priset låses sedan på varje timme när den registreras, så en höjning i november räknar aldrig om mars.

Nästa steg

• Uppdrag visar vad varje jobb är värt och vad som är upparbetat.
• Fakturera gör periodens tid till fakturautkast.
• Debiteringsrapporten visar debiteringsgrad och vad tiden blev värd.

Inte samma sak som tidrapportering för lön

Det här är byråns tid på klientuppdrag, underlag för er egen fakturering. Anställdas närvarotid som underlag för lön ligger under Lön och personal och är något helt annat.