Tid och uppdragsuppföljning

Varför tiden ska registreras

En byrå säljer timmar, oavsett om arvodet är fast eller löpande. Utan registrerad tid vet du inte vilka uppdrag som är lönsamma — och fastprisuppdrag som vuxit i omfattning är den vanligaste orsaken till att en byrå arbetar mer och tjänar mindre.

Registrera

Registrera tiden på klient och vad den avsåg. Gör det löpande under dagen. Tid som rekonstrueras på fredagen underskattas nästan alltid, och särskilt de korta avbrotten — femton minuter på telefon fem gånger i veckan är en halv arbetsdag som ingen fakturerar.

Följ upp

• Timmar mot arvode — vad blev den faktiska timpenningen på ett fastprisuppdrag?
• Utveckling över tid — tar klienten mer tid nu än för ett år sedan?
• Fördelning — går tiden till bokföring, till frågor, eller till att jaga underlag?

När siffrorna visar något

Ett uppdrag som ligger långt under din målnivå har normalt en av tre orsaker: omfattningen har vuxit utan att avtalet följt med, klienten levererar sitt material dåligt, eller arvodet var för lågt satt från början. Alla tre går att åtgärda — men bara om de går att visa.

Underlag för omförhandling

Ett samtal om höjt arvode blir enklare med siffror. "Uppdraget tog 42 timmar i år mot 26 i fjol, och skillnaden ligger i löpande bokföring eftersom antalet verifikationer fördubblats" är ett argument. "Det känns som att det blivit mer" är det inte.

Tid i klientens egen bokföring

Det här gäller byråns tid på uppdraget. Tidrapportering för anställda som underlag för lön är något annat — se artikeln om tidrapportering.