Fakturera klienterna: månadens tid blir fakturautkast

Vad sidan gör

Fakturera samlar all debiterbar tid som ännu inte fakturerats, grupperad per klient, och gör ett fakturautkast av varje klient ni kryssar i. Ett utkast per klient, aldrig ett gemensamt.

Utkast, aldrig bokförda

Maskinen förbereder, ni granskar och bokför. Utkasten hamnar under Försäljning → Fakturor, där ni ändrar det ni vill innan ni skickar dem. Det är där fakturanumret och verifikationen föds.

Detta är avsiktligt. En faktura är en handling med rättsverkan och ska aldrig se färdig ut utan att en människa tittat på den.

Månad eller allt till och med

Den andra vyn finns därför att månadsvis fakturering tappar pengar tyst. En timme som loggades i juli och aldrig fakturerades är osynlig från september och framåt, om ingen kommer på att gå bakåt i väljaren.

Står ni i månadsvyn och det finns äldre ofakturerad tid säger banderollen överst hur mycket det rör sig om, och vad underlaget skulle öka med. Siffran är skillnaden mellan de två vyerna, så ett fastpris som spänner över båda räknas aldrig två gånger.

Tid som inte kommer med

Två saker gör att debiterbar tid inte kan faktureras, och båda står utskrivna på klientens rad i stället för att tyst utebli:

• Saknar uppdrag. Tiden hör inte till något uppdrag och har därför varken pris eller plats på en fakturarad. Koppla den under Tid, så räknas den med nästa gång.
• Saknar pris. Uppdraget har ingen tjänst kopplad, eller tjänsten har inget pris. Sätt en tjänst på uppdraget under Uppdrag.

Balanto fakturerar aldrig en sådan timme till noll kronor för att komma vidare. Timmar som tyst misslyckas med att nå en faktura är timmar byrån arbetat gratis.

Vad som hamnar på fakturan

• En rad per uppdrag, med antal timmar och timpris.
• Två rader om priset ändrats mitt i perioden. Samma timmar är då värda två olika belopp, och en rad kan inte säga det ärligt.
• Fastprisuppdrag som en rad med det avtalade beloppet, en gång.
• En notering om vilken period fakturan avser, hämtad ur timmarnas egna datum.

Enheten på tidraderna är tim, och antalet avrundas till två decimaler precis som fakturan kommer att göra. Förhandsgranskningen visar samma siffror som utkastet får.

Bara det som står på fakturan stämplas

När utkastet skapats märks exakt de timmar som kom med som fakturerade. Inget annat. Tid som blockerades ligger kvar ofakturerad och dyker upp igen nästa gång, vilket är hela poängen.

Vem får fakturera

Byråns ägare fakturerar alla klienter. En redovisningskonsult fakturerar de klienter hen är tilldelad på klientkortet. Se artikeln om behörighet för byråns medarbetare.