Uppdragsavtalet och vad du signerar

Varför ett avtal krävs

En byrå som sköter bokföringen behandlar personuppgifter för bolagets räkning och är därmed personuppgiftsbiträde. Enligt artikel 28 i dataskyddsförordningen ska det förhållandet regleras skriftligt. Därför kan ett samarbete inte aktiveras innan avtalet är signerat — det är inte en formalitet vi lagt till, utan ett krav.

Vad du får se innan du signerar

Du ser samtliga handlingar som ingår i uppdraget innan du tar ställning — uppdragsvillkoren och biträdesavtalet. Ingenting signeras i blindo, och det finns ingen text som tillkommer efteråt.

Byråns egna villkor

Byrån kan använda Balantos mall eller ladda upp sina egna dokument. Har byrån egna villkor är det de du signerar, och de visas i sin helhet. Balanto är inte part i avtalet — det är mellan dig och byrån.

Signering

Signeringen sker antingen genom bekräftelse i appen eller med BankID. Med BankID knyts underskriften till en identifierad person genom legitimeringen; utan BankID registreras namn, e-postadress, IP-adress och tidpunkt.

Handlingarna låses vid signeringen

I samma ögonblick som du signerar tas en ögonblicksbild av exakt de dokument som visades. Varje handling får en kryptografisk kontrollsumma (SHA-256) som gör det möjligt att i efterhand bevisa att texten inte ändrats.

Ändrar byrån sina villkor senare skapas en ny version. Den påverkar inte det du redan signerat — ditt avtal är det som gällde vid din signering, inte det som råkar ligga uppe idag.

Vad avtalet bör reglera

• Omfattning — vad byrån gör och vad du gör själv.
• Arvode och hur det beräknas.
• Ansvar och ansvarsbegränsningar.
• Uppsägningstid.
• Personuppgiftsbehandlingen enligt artikel 28.

Ansvaret ligger kvar hos dig

Även med ett uppdragsavtal är det bolagets styrelse som ansvarar för att bokföringen fullgörs enligt bokföringslagen. Byrån utför arbetet; ansvaret går inte att avtala bort.

Efter signeringen

Avtalet finns kvar och går att läsa när som helst. Se artikeln om signerade avtal.