Frånvaro: semester, sjukdom och VAB

Varför frånvaro måste registreras

Frånvaro påverkar tre saker samtidigt: hur mycket som betalas ut, hur semestersaldot utvecklas, och vilka uppgifter som ska lämnas till Skatteverket. Registreras den inte blir alla tre fel.

Semester

Semester registreras som uttagna dagar och minskar saldot. Enligt semesterlagen tjänas semester in under intjänandeåret 1 april–31 mars och tas ut under semesteråret som följer. Har ni ett annat upplägg i kollektivavtal eller anställningsavtal gäller det.

Timanställda får normalt semesterersättning utbetald löpande i stället för att tjäna in dagar.

Sjukdom och karensavdrag

Vid sjukdom görs ett karensavdrag. Sedan 2019 är det ett avdrag på 20 % av en genomsnittlig veckoersättning i sjuklön — inte en karensdag. Skillnaden spelar roll för den som blir sjuk mitt på dagen eller arbetar oregelbundet: avdraget blir detsamma oavsett vilken dag sjukfrånvaron inträffar.

Arbetsgivaren betalar sjuklön dag 1–14. Från dag 15 tar Försäkringskassan över.

Vård av barn (VAB)

VAB är frånvaro utan lön — ersättningen kommer från Försäkringskassan, inte från dig. Registrera frånvaron ändå, så att löneavdraget blir rätt och uppgiften kommer med i redovisningen.

Frånvarouppgifter till Skatteverket

Sedan 2025 ska frånvaro rapporteras som en del av arbetsgivardeklarationen på individnivå. Registrerad frånvaro följer därför automatiskt med i AGI-filen — ytterligare ett skäl att registrera löpande i stället för i efterhand.

Ansökningar från de anställda

Har den anställde medarbetarportalen kan hen själv ansöka om ledighet. Ansökan hamnar hos dig för godkännande, och godkänd frånvaro följer med till nästa lönekörning automatiskt.