Rätta en felaktig rad i en bokförd verifikation

En verifikation i stället för tre

Blev en rad fel behöver du inte längre makulera hela verifikationen och bokföra om den. Öppna verifikationen och välj Rätta rader. Du stryker raden som blev fel och skriver den rätta under, i samma verifikation och med samma verifikationsnummer.

Den strukna raden försvinner aldrig. Den blir kvar överstruken så att det går att läsa vad som ursprungligen bokfördes, och ovanför raderna står det vem som rättade och vilket datum. Det är precis vad bokföringslagen kräver av en rättelse som görs i posten själv: originalet ska gå att läsa, och rättelsen ska gå att spåra.

Gör så här

1. Öppna verifikationen och klicka Rätta rader.
2. Klicka på krysset vid varje rad som blev fel. Raden markeras röd.
3. Skriv de rätta raderna under Nya rader. Du får en tom rad per struken rad.
4. Kontrollera att det står I balans.
5. Klicka Bokför rättelse.

Vill du se spegelraderna som nollställer det strukna, klicka Visa rättelsehistorik under kontoraderna.

Bara manuella verifikationer

Knappen Rätta rader syns bara på verifikationer du själv har bokfört för hand. Kommer verifikationen från en kundfaktura, en leverantörsfaktura, en betalning, en lönekörning eller banken saknas den, och det är med flit.

De verifikationerna är bokföringssidan av en reskontra. Ändrar du raderna i huvudboken utan att fakturan ändras säger reskontran att kunden är skyldig ett belopp medan balansräkningen säger något annat, utan att något varnar. Rätta i stället där posten skapades:

• Kundfaktura: kreditera fakturan. Krediteringen bokför vändningen och sätter fakturan till krediterad i ett och samma steg.
• Leverantörsfaktura: rätta fakturan i leverantörsmodulen.
• Lön: gör en korrigering i lönekörningen.
• Bankhändelse: makulera verifikationen och bokför transaktionen på nytt.

Rättelsen måste gå jämnt ut

Strukna och nya rader ska ta ut varandra. Står det Obalans går rättelsen inte att bokföra, och det är den spärren som gör att en verifikation aldrig kan hamna ur balans genom en rättelse.

Det får en praktisk följd som är lätt att missa: ska du ändra ett belopp måste du stryka alla rader och skriva om dem. Att bara stryka kostnadsraden och lägga en mindre summa går inte, eftersom momsen och bankraden hör ihop med den. Bokförde du 1 250 kr och det skulle ha varit 625 kr stryker du alltså alla tre raderna och skriver de tre nya.

Rader med momskod eller dimension

Bär raden en momskod, ett kostnadsställe eller ett projekt går den inte att stryka. Då visas en informationssymbol i stället för krysset.

Skälet är att rättelserutan ännu inte kan sätta de fälten på den nya raden. Att tappa dem tyst vore värre än att säga nej: ett konto utan egen momskod hämtar sin ruta i momsdeklarationen från radens momskod, och beloppet hade då försvunnit ur en deklaration du lämnar in. Makulera verifikationen och bokför om den så länge.

När rättelse inte går

Rättelsen bokförs på verifikationens eget datum, inte på dagens. Därför krävs att den perioden fortfarande är öppen. Rättelse går inte när:

• momsperioden för datumet är låst,
• räkenskapsåret är avslutat,
• verifikationen redan är makulerad, eller själv är en makuleringsverifikation,
• verifikationen ligger i en reserverad serie, till exempel momsomföringen.

I de lägena bokför du i stället en ny verifikation i en öppen period.

Rättelse eller makulering?

Rätta rader när verifikationen i grunden är rätt men en eller flera rader blev fel: fel konto, fel belopp, fel sida.

Makulera när hela verifikationen är fel och inte skulle ha bokförts alls. Då bokförs en motverifikation som vänder det verifikationen faktiskt bokför, och originalet markeras som makulerat. Att stryka samtliga rader utan att skriva några nya går inte, just för att makulering är rätt väg då och lämnar ett tydligare spår.

Rättelsen syns i händelseloggen

Varje rättelse loggas som Verifikation rättad under Inställningar och Händelselogg, med vem som gjorde den och när. Loggen går inte att ändra.