Underlag-inkorgen

Vad inkorgen är

Allt som kommit in men ännu inte bokförts samlas här — fotade kvitton, mejlade leverantörsfakturor och uppladdade filer. Ingenting försvinner, och ingenting bokförs utan att du sagt till.

Flikarna

Väntar-fliken

Hit går det som inte kan bokföras ännu: ett kvitto där beloppet inte gick att läsa, en faktura utan tydlig motpart, ett underlag där du inte vet vad inköpet avsåg. Poängen är att sådant inte ska bokföras på måfå bara för att bli av med det.

Papperskorgen

Bortsorterade underlag hamnar i papperskorgen i stället för att raderas. Det är avsiktligt: ett underlag som sorterats bort av misstag ska gå att få tillbaka. Är det verkligen en dubblett eller ett privat kvitto kan det tas bort permanent.

Underlaget är verifikationens bevis

Enligt bokföringslagen ska varje affärshändelse styrkas av en verifikation, och verifikationen ska ha ett underlag som visar vad som hänt. En bokförd kostnad utan underlag är en kostnad du inte kan försvara vid en granskning — och som Skatteverket kan neka avdrag för.

Arbeta i den här ordningen

1. Töm inkorgen regelbundet, gärna en gång i veckan.
2. Börja med leverantörsfakturor — de har förfallodatum.
3. Bokför kvitton.
4. Gå igenom Väntar och lös det som går att lösa.