Leverantörsfakturor — tre sätt att få in dem

Varför reskontra i stället för direktbokföring

En leverantörsfaktura är en skuld från det ögonblick du tar emot den, inte när du betalar den. Bokförs den i reskontran syns skulden i balansräkningen och i likviditetsöversikten, och du ser vad som förfaller när. Bokförs den först vid betalning ser företaget rikare ut än det är.

Tre vägar in

1. Manuellt — du registrerar leverantör, belopp, moms och förfallodatum själv. Fungerar alltid.
2. Ladda upp och tolka — du laddar upp PDF:en, och belopp, datum och leverantör läses ut automatiskt. Du granskar och godkänner.
3. Via e-post — leverantören skickar fakturan till en adress som går rakt in i Balanto. Fakturan hamnar i inkorgen färdig att granska.

L-serien

Leverantörsfakturor bokförs i en egen verifikationsserie, L. Det gör dem lätta att hitta i huvudboken och separerar dem från din löpande bokföring — vilket är precis vad en revisor vill se.

Kontrollera innan du godkänner

Oavsett hur fakturan kommit in ska du kontrollera fyra saker:

• Att den är till dig. Rätt organisationsnummer och bolagsnamn.
• Att du fått det du betalar för. Ingen faktura ska godkännas utan att någon vet vad den avser.
• Momsen. Fel momssats ger fel avdrag och fel momsdeklaration.
• Betalningsuppgifterna. Bankgiro och OCR — bedrägerier med ändrade kontonummer är vanliga.

Från faktura till betalning

När fakturan är godkänd ligger den i reskontran som en obetald skuld. Den kan sedan betalas via betalfil till banken, eller manuellt varefter du matchar banktransaktionen mot fakturan. Skulden löses upp först när betalningen bokförts.

Avdragsrätt för moms

För att du ska få dra av ingående moms måste fakturan uppfylla kraven i mervärdesskattelagen: säljarens och köparens namn, momsregistreringsnummer, fakturadatum, fakturanummer, vad som sålts och momsbeloppet. Ett kvitto utan dessa uppgifter ger ingen avdragsrätt, hur giltig kostnaden än är.