Leverantörsregistret

Vad du lägger upp

• Namn och organisationsnummer
• Betalningsuppgifter — bankgiro, plusgiro eller kontonummer
• Standardkonto för kostnaden
• Momssats
• Betalningsvillkor

Standardkontot gör att återkommande fakturor konteras likadant varje gång, vilket är förutsättningen för att kunna jämföra kostnader mellan perioder.

Kontrollera F-skatt

Anlitar du en enskild näringsidkare eller ett mindre bolag — kontrollera att de har F-skatt. Saknas den kan du som uppdragsgivare bli skyldig att göra skatteavdrag och betala arbetsgivaravgifter på ersättningen. Uppgiften finns hos Skatteverket.

Bluffakturor

Fakturor för tjänster ingen beställt är vanliga, ofta för katalogannonser eller domännamn. Kontrollera mot registret: en avsändare som aldrig funnits där förut och som ingen kan koppla till en beställning ska utredas, inte betalas.

Du är inte betalningsskyldig för något ni inte beställt. Bestrid skriftligt och spara bestridandet.

Utländska leverantörer

Registrera VAT-nummer för leverantörer inom EU. Inköp från annat EU-land hanteras normalt med omvänd skattskyldighet — du redovisar både utgående och ingående moms själv, och leverantören fakturerar utan moms. Bokförs det som vanligt svenskt inköp blir momsdeklarationen fel.

Håll registret rent

Inaktivera leverantörer som inte längre används i stället för att radera dem. Historiska fakturor måste behålla sin koppling — annars går en gammal verifikation inte att förklara vid en granskning.