Kundregistret

Registret är fakturans underlag

Uppgifterna här hamnar på varje faktura du skickar till kunden. Fel adress eller fel organisationsnummer betyder en faktura som inte kan bokföras hos mottagaren — och därför inte betalas.

Uppgifter att fylla i

• Namn och organisationsnummer — måste stämma med det juridiska namnet, inte varumärket.
• Fakturaadress — inte alltid samma som besöksadressen.
• E-post för fakturor — ofta en särskild adress hos större kunder.
• Betalningsvillkor — antal dagar. 30 dagar är vanligast, men avtala vad ni kommit överens om.
• Er referens — många företag kräver det för att kunna attestera fakturan.
• PEPPOL-id — krävs för e-faktura till myndigheter och kommuner.

Utländska kunder

Fakturerar du inom EU behöver du kundens VAT-nummer för att kunna fakturera utan moms med omvänd skattskyldighet. Kontrollera numret i EU:s VIES-register — det är du som säljare som ansvarar för att det är giltigt vid faktureringstillfället.

Betalningsvillkor och dröjsmålsränta

Saknas avtalade villkor gäller räntelagen: betalning senast 30 dagar efter fakturans avsändande, därefter dröjsmålsränta med referensräntan plus åtta procentenheter. Mot företag får du dessutom ta ut lagstadgad förseningsersättning.

Kunder som inte längre är aktiva

Inaktivera i stället för att radera. Historiska fakturor måste behålla sin koppling till kunden — annars går det inte att förklara en gammal faktura vid en granskning.

Personuppgifter

Är kunden en privatperson är namn, adress och kontaktuppgifter personuppgifter. Behandlingen är tillåten för att fullgöra avtal och för att uppfylla bokföringsskyldigheten, men samla inte in mer än du behöver.