Varför importera kontoutdrag?
Att manuellt mata in varje banktransaktion i bokföringen är tidskrävande och felbenäget. Bankimport löser detta: du laddar ned ett kontoutdrag från banken och importerar det i bokföringssystemet, som sedan matchar transaktionerna mot befintliga verifikationer och föreslår konton för de som inte redan är bokförda.
Resultatet är att banktransaktioner bokförs snabbare, mer korrekt och med minimal manuell inmatning. Det är också ett naturligt sätt att stämma av att bokföringen stämmer med verkligheten - bankens siffror är facit.
Exportera från din bank
Varje bank har sin egen process för att exportera kontoutdrag, men principen är densamma. Du loggar in på internetbanken och laddar ned transaktionshistorik för en vald period.
Vanliga format:
| Format | Beskrivning | Stöds av |
|---|---|---|
| CSV | Kommaseparerade värden, öppet format | De flesta system |
| OFX/QFX | Öppet bankformat | Vanligt hos svenska banker |
| SIE | Swedish Import Export - bokföringsstandard | Alla svenska system |
| XLSX | Excelfil | Vissa banker |
CSV och OFX är de vanligaste. Kontrollera vilket format din bank erbjuder och vilket format ditt bokföringssystem accepterar innan du börjar.
Vanliga svenska banker och export:
- Swedbank: CSV eller Excel under "Kontoutdrag"
- SEB: OFX eller CSV under "Exportera transaktioner"
- Handelsbanken: CSV under "Kontoutdrag och transaktioner"
- Nordea: CSV eller OFX under "Transaktionshistorik"
Importera till bokföringssystemet
När du har filen importerar du den i bokföringssystemet. Processen:
- Gå till bankimport eller kontoutdragsimport i systemet
- Välj konto (vilket bankkonto filen avser)
- Ladda upp filen
- Systemet läser in transaktionerna och visar dem i en lista
Varje transaktion visas med datum, belopp och transaktionstext från banken. Systemet har nu tre möjligheter för varje transaktion:
- Automatisk matchning - transaktionen matchar ett befintligt verifikat (t.ex. en faktura som redan är bokförd)
- Kontoförslag - systemet föreslår ett konto baserat på transaktionstext och tidigare vanor
- Manuell bokföring - du väljer konto manuellt
Matcha transaktioner mot konton
För transaktioner utan automatisk matchning granskar du systemets förslag och bekräftar eller justerar. Med tiden lär sig systemet dina vanor - "Spotify AB" matchar alltid konto 6230 (datakommunikation), "ICA Maxi" matchar 6110 (kontorsmaterial) eller 5890 (representation).
Praktiska tips vid matchning:
- Löneutbetalningar - matchar automatiskt om du registrerat lönen i systemet
- Leverantörsfakturor - matchar om fakturan är bokförd med rätt belopp och förfallodatum
- Kortköp - kräver ofta manuell matchning mot kvitto; koppla kvittot direkt vid matchningen
- Skattebetalningar - matchas mot skattekontot (1630 eller 2510)
Hantera dubbletter
Om du importerar ett kontoutdrag som överlappar med en tidigare import kan dubbletter uppstå. De flesta system identifierar dubbletter automatiskt baserat på datum, belopp och transaktions-ID - men kontrollera alltid att ingen transaktion bokförts dubbelt.
Tecken på dubbelbokföring: banksaldot i bokföringen stämmer inte med det faktiska banksaldot. Stäm alltid av bankkontot (konto 1930) mot kontoutdraget efter varje import.
Vill du förstå hur automatisk matchning fungerar på djupet? Läs mer om banktransaktioner. Inför bokslutet - se checklistan för kontoavstämning för att säkerställa att banken stämmer.