Flytta från Fortnox till Balanto — komplett guide

Innan du börjar

En systemflytt är inte en filöverföring, det är en avstämning. Målet är att bokföringen i Balanto är identisk med den i Fortnox — till öret, konto för konto. Balanto kontrollerar det åt dig, men du behöver veta vad kontrollen säger.

Räkna med 30–60 minuter för ett normalt bolag. Gör flytten när ingen annan bokför samtidigt.

Steg 1 — Avsluta perioden i Fortnox

Se till att det inte ligger halvfärdigt arbete kvar i det gamla systemet. Filen du exporterar är en ögonblicksbild, och allt som bokförs i Fortnox efteråt följer inte med.

1. Bokför alla underlag som ligger och väntar.
2. Stäm av banken mot sista kontoutdraget.
3. Kontrollera att momsen för avslutade perioder är redovisad.
4. Skriv ut eller spara en balans- och resultatrapport för perioden. Den är ditt facit — du ska jämföra mot den i steg 5.

Steg 2 — Exportera SIE 4 från Fortnox

SIE 4 är den fullständiga transaktionsfilen: kontoplan, ingående balanser, alla verifikationer och utgående balanser. Det är den enda filtypen som tar med hela bokföringen.

1. Klicka på företagsnamnet längst upp i Fortnox och välj Export.
2. Välj SIE 4, inte SIE 1, 2 eller 3. De innehåller bara saldon och saknar verifikationerna.
3. Ange datumintervallet för det räkenskapsår du flyttar. Har du flera år att flytta, exportera ett år per fil.
4. Välj att filen ska innehålla samtliga konton, kostnadsställen och projekt — inte bara de som använts. Annars tappar du din anpassade kontoplan.
5. Bocka för samtliga verifikationsserier i listan.
6. Klicka Exportera och spara filen. Den heter oftast något med .se eller .si som filändelse.

Steg 3 — Förbered bolaget i Balanto

1. Skapa bolaget om det inte redan finns. Organisationsnumret hämtar uppgifterna från Bolagsverket.
2. Kontrollera att räkenskapsåret i Balanto har samma start- och slutdatum som i filen. Stämmer de inte överens avbryts importen.
3. Importera till ett tomt räkenskapsår. Ligger det redan verifikationer där blir resultatet en blandning av två källor.

Steg 4 — Importera

Gå till Bokföring → Import/Export och välj filen. Balanto läser den och visar en granskningsvy innan något sparas.

I granskningen ser du räkenskapsåret filen avser, antalet verifikationer och antalet öppningsbalanser. Stämmer antalet verifikationer mot vad du hade i Fortnox? Gör det inte det, importera inte — kontrollera filen först.

Importen stoppas automatiskt om något av följande gäller:

• Filen är redan importerad. Balanto känner igen den och vägrar dubbelimportera. Det skyddar mot att bokföringen dubbleras.
• Räkenskapsåret är stängt. Ett stängt år är låst enligt bokföringslagen och kan inte ta emot nya verifikationer.
• Momsperioden är låst. Ligger det en inskickad momsdeklaration över perioden kan verifikationerna inte ändras.

Steg 5 — Avstämningen (det viktigaste steget)

Efter importen kontrollerar Balanto den grundläggande bokföringsidentiteten, konto för konto:

ingående balans (#IB) + summan av alla verifikationer (#VER) = utgående balans (#UB)

Balanto räknar fram din utgående balans ur det som faktiskt sparats, och jämför den med den utgående balans Fortnox själv deklarerat i filen. Jämförelsen görs till öret. Det är så du vet att ingenting fallit bort eller förvanskats på vägen.

Tre utfall:

• Allt stämmer. Bokföringen i Balanto är identisk med den i Fortnox. Gå vidare.
• Ett eller flera konton stämmer inte. Du får en varning med vilka konton det gäller. Jämför dessa konton mot din balansrapport från steg 1 och ta reda på vilken källa som har rätt innan du fortsätter.
• Källfilens egna utgående balanser summerar inte till noll. Då är filen från Fortnox obalanserad redan innan Balanto rört den — tillgångar är inte lika med eget kapital plus skulder. Exportera om filen. Kvarstår problemet ligger felet i det gamla systemet och måste lösas där.

Steg 6 — Kontrollera manuellt

Även med grön avstämning, gör dessa tre kontroller mot facit från steg 1:

1. Ta ut en balansrapport i Balanto för samma datum. Jämför raderna mot Fortnox-rapporten.
2. Ta ut en resultatrapport för perioden och jämför resultatet.
3. Öppna huvudboken för bankkontot och kontrollera att sista saldot stämmer mot ditt kontoutdrag.

Steg 7 — Efter flytten

1. Gå igenom kontoplanen. Har du egna konton i Fortnox följer de med, men kontrollera att beskrivningarna ser rätt ut.
2. Lägg upp kunder, leverantörer och artiklar. De ingår inte i SIE-filen — den innehåller bokföring, inte register.
3. Ställ in fakturanummerserier så de fortsätter där Fortnox slutade, inte om från 1.
4. Koppla banken eller lägg upp bankimport.
5. Kontrollera momsinställningen: redovisningsperiod och metod (kontant- eller faktureringsmetod).
6. Bjud in dina kollegor eller din redovisningsbyrå.

Flera räkenskapsår

Ska du flytta historik, importera äldsta året först och arbeta dig framåt. Varje år importeras som en egen fil, och den ingående balansen i ett år ska motsvara den utgående balansen i året före.

Om något går fel

Har du importerat fel fil eller till fel år: kontakta supporten innan du börjar rätta manuellt. En felaktig import går att backa, men bara så länge ingen hunnit bokföra ovanpå den.

Du kan när som helst exportera hela bokföringen från Balanto som SIE 4 igen. Din bokföring är din, och den sitter aldrig fast i något system — vårt eller någon annans.